Czym są Incoterms i dlaczego są ważne?

Incoterms 2020 (International Commercial Terms) to zestaw reguł stworzony przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC), które precyzują podział kosztów, ryzyk i obowiązków między sprzedawcą a kupującym w handlu międzynarodowym. W praktyce oznacza to, że Incoterms decydują m.in. kto płaci za transport, kto odpowiada za odprawę celną i kto ponosi ryzyko w razie uszkodzenia towaru.

Choć brzmią jak teoria prawnicza, w codziennym biznesie ich wybór ma ogromne konsekwencje. Źle dobrana reguła może sprawić, że firma zapłaci za transport dwukrotnie więcej niż planowała, albo straci czas na spory z kontrahentem o odpowiedzialność za ładunek. Dlatego świadome stosowanie Incoterms to podstawa bezpiecznego importu i eksportu.

Najważniejsze reguły Incoterms 2020

W praktyce używa się kilkunastu reguł, ale najczęściej spotkasz poniższe:

• EXW (Ex Works) – sprzedawca wydaje towar we własnym magazynie, całą resztą zajmuje się kupujący. Najtańsze dla eksportera, ryzykowne dla importera.
• FOB (Free On Board) – sprzedawca odpowiada za dostarczenie towaru do portu załadunku i załadunek na statek, reszta jest po stronie kupującego.
• CIF (Cost, Insurance & Freight) – sprzedawca opłaca fracht morski i minimalne ubezpieczenie do portu docelowego, ale ryzyko przechodzi na kupującego już w porcie załadunku.
• DAP (Delivered At Place) – sprzedawca dostarcza towar do wskazanego miejsca (np. magazynu w Polsce), ale bez odprawy importowej.
• DDP (Delivered Duty Paid) – sprzedawca ponosi wszystkie koszty: transport, cło, VAT i podatki. To najwygodniejsza reguła dla importera, ale obciążająca dla eksportera.
• FCA, CPT, CIP – często wybierane w transporcie lotniczym i kolejowym jako alternatywa dla FOB czy CIF.

Reguły morskie a reguły dla wszystkich gałęzi transportu

Warto pamiętać, że część Incoterms przeznaczona jest wyłącznie dla transportu morskiego (np. FOB, CIF, CFR), a część można stosować w dowolnym rodzaju transportu (np. EXW, FCA, DAP, DDP). Błąd w dopasowaniu reguły do środka transportu to jeden z najczęstszych problemów.

Przykład: Firma eksportowa z Azji wpisała do kontraktu „FOB Shanghai” przy transporcie lotniczym. Efekt? Sprzedawca zrealizował tylko dostarczenie towaru do lotniska, ale dokumenty były niezgodne z zapisami kontraktu. Kupujący musiał ponieść dodatkowe koszty i ryzyko, bo reguła FOB powinna dotyczyć wyłącznie transportu morskiego.

Najczęstsze błędy przy stosowaniu Incoterms

1. Nieodpowiednia reguła do środka transportu – np. CIF w transporcie lotniczym.
2. Zbyt ogólne określenie miejsca dostawy – np. samo „Warszawa”, zamiast „Warszawa, ul. X, magazyn Y”.
3. Brak zgodności między kontraktem a dokumentami transportowymi – prowadzi do sporów z przewoźnikiem i urzędem celnym.
4. Brak ubezpieczenia mimo obowiązku – np. sprzedawca deklaruje CIF, ale wykupuje tylko minimalne ubezpieczenie.
5. Nadużywanie EXW – często wybierane przez eksporterów, choć przerzuca na kupującego zbyt dużą odpowiedzialność (np. odbiór towaru bez odprawy eksportowej).

Jak wybrać właściwą regułę Incoterms?

Wybór zależy od kilku czynników:

• doświadczenia stron – początkujący importerzy często wybierają DAP lub DDP, bo minimalizują ryzyko,
• rodzaju towaru – wrażliwe towary warto objąć ubezpieczeniem (CIF, CIP),
• środka transportu – reguły różnią się między transportem morskim a innymi gałęziami,
• siły negocjacyjnej stron – duży importer może narzucić EXW, mały kupujący woli DDP.

Najlepiej każdorazowo skonsultować kontrakt z doradcą logistycznym lub agencją celną. W ASL łączymy usługi celne z organizacją transportu międzynarodowego i doradztwem, dzięki czemu pomagamy klientom wybrać najkorzystniejsze rozwiązania.

Incoterms a odprawa celna i podatki

Reguły Incoterms określają, kto odpowiada za odprawę celną eksportową i importową. W praktyce:

• przy EXW eksporter nie bierze odpowiedzialności za odprawę eksportową,
• przy FOB i CIF odprawa eksportowa jest po stronie sprzedawcy,
• przy DDP to sprzedawca odpowiada także za odprawę importową i zapłatę podatków.

Warto pamiętać o podatku VAT w imporcie. Często stosuje się procedurę art. 33a ustawy o VAT, która pozwala odroczyć płatność podatku i rozliczyć go bezpośrednio w deklaracji. To wymaga jednak współpracy z doświadczonym operatorem celnym. Zobacz więcej w artykule: Skład celny czy magazyn czasowego składowania? Różnice i zastosowanie art. 33a.

Przykłady zastosowania Incoterms

Case 1: Import FMCG z Niemiec
Importer zdecydował się na DAP Warszawa. Sprzedawca zorganizował cały transport do magazynu klienta, a importer zajął się tylko odprawą importową. Dzięki temu ograniczył ryzyko opóźnień w dostawie.

Case 2: Eksport maszyn do USA
Polska firma wybrała FOB Gdynia. Sprzedawca dostarczył maszyny do portu i załadował na statek, a kupujący przejął odpowiedzialność od momentu załadunku. Reguła była korzystna, bo importer chciał mieć kontrolę nad frachtem oceanicznym.

Case 3: Import elektroniki z Chin
Eksporter narzucił CIF. Sprzedawca opłacił transport morski i minimalne ubezpieczenie, ale importer w Polsce musiał samodzielnie przejść odprawę i zapłacić VAT. Firma zdecydowała się na wsparcie agencji celnej, co przyspieszyło cały proces.

Dlaczego Incoterms są tak ważne?

• Unikają sporów i nieporozumień w kontraktach,
• Jasno określają, kto płaci i kto odpowiada za towar,
• Zabezpieczają interesy obu stron,
• Ułatwiają odprawę celną i rozliczenia podatkowe,
• Wpływają bezpośrednio na koszty transportu i całkowitą cenę transakcji.

FAQ – najczęstsze pytania o Incoterms 2020

Czy Incoterms są obowiązkowe w każdej umowie?
Nie, ale ich brak powoduje niejasności i ryzyko sporów. Zaleca się, by zawsze stosować reguły Incoterms w kontraktach handlowych.

Czy mogę stosować CIF lub FOB w transporcie lotniczym?
Nie. CIF i FOB to reguły typowo morskie. W transporcie lotniczym stosuje się FCA, CPT lub CIP.

Kto płaci za cło i podatki w DDP?
Wszystkie koszty ponosi sprzedawca – łącznie z cłem i VAT w kraju importu.

Czy Incoterms regulują przeniesienie własności towaru?
Nie. Reguły dotyczą tylko kosztów i ryzyk, a własność towaru regulują inne zapisy umowy.

Jak uniknąć błędów przy wyborze Incoterms?
Najlepiej skonsultować kontrakt z doświadczonym operatorem logistycznym. Sprawdź nasze usługi Advisory i dowiedz się, jak dopasować regułę do transakcji.