Na pytania odpowiedzi udzieliła Lucyna Chojnacka, ekspert celny ASL, z ponad 25 letnim doświadczeniem w zakresie prawa celnego

Jakie są najważniejsze obowiązki agenta celnego w procesie importu i eksportu?

Na samym początku należy zaznaczyć, iż agent celny bardzo często jest mylony z celnikiem. Celnik to funkcjonariusz celno-skarbowy, urzędnik państwowy pracujący w Krajowej Administracji Skarbowej. Natomiast agent celny reprezentuje przedsiębiorców przed organami urzędu celno-skarbowego w kwestiach związanych z obrotem towarów i wprowadzeniem ich na rynek.

Lista obowiązków agenta celnego jest długa. Do jego głównych zadań możemy zaliczyć:

• skompletowanie i zweryfikowanie niezbędnych dokumentów handlowych wymaganych przy odprawie celnej
• doradztwo w zakresie klasyfikacji towarowej
• obliczanie należności celnych, podatkowych i innych opłat
• przygotowywanie i składanie zgłoszeń celnych importowych i eksportowych
• reprezentowanie klientów przed organami celnymi podczas kontroli

Jakie dokumenty i formalności są niezbędne przy odprawie celnej?

Podczas handlu międzynarodowego ważne jest przygotowanie szeregu kluczowych dokumentów wymaganych do odprawy celnej. Przedstawienie prawidłowego kompletu dokumentów umożliwia szybszą odprawę celną. Najważniejsze dokumenty to:

• upoważnienie do dokonywania odpraw celnych
• faktura handlowa – dokument potwierdzający transakcję handlową
• faktura proforma – dokument określający wartość towaru dla celów celnych stosowany w przypadku wysyłek niekomercyjnych, próbek
• specyfikacja / packing list
• list przewozowy w zależności od rodzaju transportu: lotniczy, morski, drogowy, kolejowy
• faktura zawierająca koszty transportu – jeżeli wynika to z warunków INCOTERMS
• zezwolenia / pozwolenia, jeżeli są wymagane w przypadku obrotu towarami objętymi ograniczeniami lub zakazami, np. żywność, leki, broń, rośliny, itp.
• świadectwo pochodzenia, deklaracje zgodności CE, certyfikaty analizy, świadectwa zdrowia, certyfikat fumigacji palet, karta charakterystyki SDS – jeżeli sprowadzany towar tego wymaga

W jaki sposób ekspert celny może pomóc w minimalizacji kosztów i ryzyka podczas odprawy celnej?

Ekspert celny może w znaczący sposób pomóc w minimalizacji kosztów i ryzyka podczas odpraw celnych wykorzystując swoją specjalistyczna wiedzę i doświadczenie:

• doradzi w optymalizacji procesu odprawy celnej – co pozwoli na uniknięcie opóźnień i kosztów z tym związanych
• dobierze odpowiednią procedurę celną – co pozwoli przyspieszyć procesy, obniżyć koszty a nawet wygenerować oszczędności
• dokładnie przygotuje wszystkie wymagane dokumenty, sprawdzi ich poprawność z obowiązującymi regulacjami – co zminimalizuje ryzyko błędu i wstrzymanie towarów przez organ celny, co wiąże się z dodatkowymi kosztami
• doradzi prawnie w zakresie sankcji i ograniczeń w imporcie i eksporcie (weryfikacje towarów dual use i towarów sankcyjnych) – co spowoduje sprawne przeprowadzenie odprawy celnej i uniknięcie dodatkowych kosztów składowania towaru w magazynie czasowego składowania
• doradzi w sprawie prawidłowego ustalenia wartości celnej, ceł antydumpingowych, embarga oraz prawidłowej klasyfikacji towarów – co minimalizuje ryzyko błędów i związanych z tym kar
• doradzi w sprawie preferencji celnych – co pomoże obniżyć lub całkowicie wyeliminować cła na niektóre towary

Jakie najczęstsze problemy pojawiają się w procedurach importowych i eksportowych?

W procedurach importowych i eksportowych możemy się spotkać z różnego rodzaju problemami, które mogą prowadzić do opóźnień, dodatkowych kosztów a nawet kar finansowych. Niektóre z nich to:

1. Niekompletna lub błędna dokumentacja:
2. brak poprawnej faktury handlowej, świadectwa pochodzenia
3. brak dokumentów transportowych
4. nieprawidłowe dane dotyczące wartości towarów czy ilości
5. rozbieżność pomiędzy różnymi dokumentami (np. fakturą a listą pakową czy listem przewozowym)
6. brak tłumaczenia co jest przedmiotem importu

• Nieprawidłowa klasyfikacja towarowa – użycie nieprawidłowego kodu taryfy celnej może skutkować nadpłatą ceł, karami za niedopłatę oraz kontrolą organów celno-skarbowych.

• Nieprawidłowe oznakowanie towarów, które może spowodować zatrzymanie towaru przez organ celny i braku możliwości dopuszczenia ich do obrotu. W zależności od problemu, istnieje kilka rozwiązań na wdrożenie procedury naprawczej.

• Opóźnienie w dostarczeniu dokumentów lub towarów co powoduje dodatkowe koszty oraz problemy z dokonaniem doprawy celnej.

• Niekompletna dostawa – rozbieżność w ilości czy rodzaju towaru pomiędzy stanem rzeczywistym a dokumentacją.

Jakie są kluczowe różnice w procedurach celnych w różnych krajach?

Poznanie różnorodność przepisów oraz procedur celnych pomiędzy różnymi krajami pozwala na efektywne planowanie działań handlowych oraz optymalizację kosztów przedsiębiorcy. Ta różnorodność procedur celnych dotyczy kilku aspektów:

• stawki celne – w obrębie Unii Europejskiej obowiązują te same stawki celne natomiast pozostałe kraje mają własne systemy stawek celnych

• procedury celne – każdy kraj ma swoje specyficzne procedury, które różnią się w zależności od rodzaju towarów, ich wartości czy kraju pochodzenia. Stosowane są odmienne zasady dotyczące deklaracji celnych, dokumentacji oraz terminów składania dokumentów. Na przykład UE stosuje wspólną politykę celną dla wszystkich państw członkowskich.

• umowy handlowe – kraje, które mają podpisane umowy o wolnym handlu często stosują obniżone lub zerowe stawki celne na wybrane towary co ułatwia handel między krajami, zmniejszając bariery celne. Przykładem może być umowa CETA pomiędzy UE a Kanadą, która eliminuje cła na wiele towarów

• kontrole fitosanitarne, sanitarne – niektóre kraje, takie jak Chiny czy Australia stosują rygorystyczne kontrole sanitarne i fitosanitarne, aby zapobiec wprowadzaniu szkodników i chorób

• polityka ochrony rynku wewnętrznego – niektóre kraje stosują wyższe stawki celne na produkty importowane, aby chronić własne gospodarki i lokalnych producentów. Przykładem może być polityka w USA odnosząca się do niektórych produktów stalowych czy tekstylnych

• restrykcje i zakazy importu – różne kraje wprowadzają je w celu bezpieczeństwa, ochrony zdrowia publicznego czy ochrony środowiska

• kontrole celne – mogą się różnić w zależności od kraju. Niektóre kraje mogą przeprowadzać bardziej szczegółowe kontrole, podczas gdy inne mogą stosować uproszczone procedury.

W jaki sposób odprawy celne wpływają na płynność łańcucha dostaw?

W systemie procesów logistycznych odprawy celne są kluczowym elementem niezbędnym dla płynnego przepływu towarów przez granicę. Głównymi aspektami są:

• opóźnienia w dostawach, które są spowodowane przeprowadzeniem odprawy celnej. Procedury celne wydłużają czas dostawy towarów, dlatego tak ważne jest skorzystanie z profesjonalnego wsparcia w zakresie obsługi celnej, które znaczącą wpłynie na terminowość dostaw

• zarządzanie dokumentacją celną – właściwe przygotowanie i zarządzanie dokumentami jest kluczowe dla zapewnienia płynności procesów celnych. Każda nieprawidłowość w dokumentacji wymaga czasu na wyjaśnienia i poprawienie błędów co spowalnia cały proces odprawy celne

• kontrola celna – w celu zapewnienia zgodności zgłoszenia celnego z przepisami prawa celnego organ celny weryfikuje prawidłowość i kompletność informacji podanych w zgłoszeniu celnym. Możliwa jest również kontrola towarów tzw. rewizja celna. Taka kontrola wydłuża czas zakończenia odprawy celnej. Skorzystanie z profesjonalnej agencji celnej posiadającej status upoważnionego przedsiębiorcy AEO m.in. zmniejsza ilość kontroli celnych, przyspiesza ich przeprowadzenie oraz przesyłki wytypowana do sprawdzenia przez organy celne są traktowana priorytetowo.

• płynność finansowa – jej utrata wiąże się z niemożnością spłaty bieżących zobowiązań oraz zaburzeniem ciągłości dostaw. Dobór odpowiedniej procedury celnej np. fiskalnej, z odroczonym podatkiem VAT, procedury 4200 – pozwalają na brak konieczności dokonania płatności podatku VAT lub przesunięcia w czasie jego opłacenia.

Współpraca z doświadczoną agencją celną posiadającą status AEO, która oferuje kompleksową obsługę celną, magazynowanie, przeładunek, logistykę i transport międzynarodowy może w znaczący sposób pomóc w optymalizacji kosztów celnych i podatkowych, zminimalizować liczbę pośredników co usprawni cały proces odprawy celnej oraz ułatwi utrzymanie płynności w łańcuchu dostaw.