Odprawa celna to złożony proces formalny, który jest niezbędny, aby móc przetransportować ładunek między granicami państw lub obszarów stowarzyszeniowych oraz państw nieobjętych umowami międzynarodowymi. Jakie dokumenty od strony formalnej są niezbędne, aby zgodnie z obowiązującymi przepisami spełnić wymogi odprawy celnej?

Odprawa celna – Twoja brama do międzynarodowego handlu – Co musisz wiedzieć?

Co to odprawa celna? To ważny i nieodzowny element każdego obrotu towarowego zachodzącego pomiędzy państwami. Jej podstawą są przepisy krajowe lub unijne, w tym Unijny Kodeks Celny. Obowiązek odprawy celnej, który z nich wynika, pomaga stosownym organom celnym kontrolować rodzaj, zakres i legalność przewożonych towarów, a także:

• naliczać należności celne,
• stosować odpowiednie środki polityki handlowej.

Zrozumienie tego, na czym polegają przepisy celne UE lub wybranych krajów oraz kiedy wymagana jest odprawa pozwala lepiej zarządzać transportem i logistyką międzynarodową. Integralną cechą odprawy celnej jest jej powszechność. Oznacza to, że podlegają jej zarówno przesyłki komercyjne przewożone w ramach handlu międzynarodowego, jak i towary strategiczne, które podlegają specjalnym regulacjom prawnym.

Rodzaje odpraw celnych

Wyróżniamy trzy podstawowe rodzaje odpraw celnych

• odprawę importową,
• odprawę eksportową,
• odprawę tranzytową.

W ramach odprawy importowej kontroluje się towary przybywające do Unii z zewnątrz, a eksportowej – wyprowadzane poza granice UE. Ostatni rodzaj odpraw – tranzytowy – pozwala na przemieszczanie towarów przez terytorium celne pod kontrolą bez konieczności natychmiastowego uiszczania ceł i podatków. Nasza rola polega na rzetelnym i profesjonalnym wsparciu klientów w wyborze najkorzystniejszej procedury, z uwzględnieniem takich zmiennych, jak:

• rodzaj i charakter towaru,
• trasę, którą towar ma pokonać,
• cel przeprowadzonej transakcji.

Odprawa Importowa: Krok po kroku do wprowadzenia towaru na rynek UE

W ramach odprawy importowej obowiązują różne procedury. Jedną z popularnych opcji wśród polskich importerów jest procedura z art. 33a, umożliwiająca rozliczenie podatku VAT w deklaracji podatkowej, co pozwala na optymalizację przepływów finansowych.

Alternatywą jest procedura 4200, która umożliwia import towarów z odroczeniem zapłaty podatku VAT. Aby móc skorzystać z jej zapisów, konieczne jest przedłożenie dokumentów celnych importowych, w tym dokumentu przewozowego, dowodu pochodzenia towaru, faktury handlowej, certyfikatów zgodności oraz numeru VAT UE. Kompleksowo wspieramy naszych klientów w sporządzeniu stosownej dokumentacji, zapewniając zgodność z przepisami i płynny proces odprawy.

Odprawa Eksportowa: Jak sprawnie wysłać towar poza Unię Europejską?

W ramach działań eksportowych konieczne jest sporządzenie dokumentów celnych eksportowych, w tym poprawnego zgłoszenia celnego wraz z dokumentem EX-A. Zadaniem ekspertów ASL jest doradztwo w zakresie wszystkich procedur formalnych, a także współpraca z urzędami celnymi na terenie UE.

Odprawa Tranzytowa (T1, T2L): Swobodny przepływ towarów pod dozorem celnym

Procedury celne w ramach transportu tranzytowego, takie jak T1 (dla towarów nieunijnych) i T2L (dla unijnych), znacząco ułatwiają przewóz ładunków w obrębie UE oraz poza jej obszarem bez konieczności natychmiastowego uiszczania opat. Ważną rolę odgrywa tu platforma NCTS, z pomocą której można cyfrowo nadzorować wjazd i wyjazd przesyłki do i z UE. Naszym zadaniem jest zarządzanie wszystkimi formalnościami na rzecz swoich klientów.

Niezbędne dokumenty w odprawie celnej: Lista podstawowa i specjalistyczna

Podstawowy zestaw dokumentów

Poniżej lista niezbędnych dokumentów w odprawie celnej:

1. Faktura handlowa do odprawy – to dokument, który zawiera informacje o towarze, wartości, warunkach dostawy, a także – co równie ważne – stanowi prawną podstawę do naliczenia należności celnych i podatkowych.
2. Zgłoszenie celne SAD – jest to oficjalny dokument rejestrujący operację celną, który jest składany elektronicznie w systemie AIS/ICS.
3. Lista pakowa celna – jasno określa zawartość przesyłki (ilość, waga, opakowanie); ułatwiając tym samym kontrolę fizyczną towarów.
4. Numer EORI – to numer identyfikacyjny wprowadzony w Unii Europejskiej, który jest podstawą dokonywania zgłoszeń celnych.

Przygotowanie oraz dostarczenie ww. dokumentów zawsze leży w gestii nadawcy lub importera, ale nie musisz robić tego sam. Przejmiemy te obowiązki, zapewniając profesjonalne wsparcie na każdym etapie – od weryfikacji dokumentów po ich elektroniczne złożenie w systemie celnym.

Dokumenty dodatkowe

Czasami w ramach międzynarodowego obrotu towarowego wymaga się dodatkowych dokumentów. Oto ich lista:

• Certyfikat pochodzenia – to dokument niezbędny, aby móc skorzystać z ewentualnych preferencyjnych stawek celnych, które wynikają z ustaleń międzynarodowych.
• Deklaracja zgodności CE – potwierdza spełnienie norm bezpieczeństwa przez produkty ujęte jako elektronika lub maszyny.
• Pozwolenia importowe – są niezbędne w kontekście transportu towarów o znaczeniu strategicznym, takich jak broń lub chemikalia.
• Dokumenty akcyzowe – akcyza w transporcie obejmuje określone towary, takie jak np. papierosy lub paliwa.
• Dokumenty ADR (karty charakterystyki MSDS), które są niezbędne w przypadku towarów ADR , które mogłyby stanowić potencjalne niebezpieczeństwo.

Skąd wziąć dokumenty celne?

Jak zdobyć dokumenty celne? Oto najczęstsze źródła dokumentów celnych:

• producent lub dostawca ładunku – wystawiają faktury handlowe, listy pakowe, karty charakterystyki oraz deklaracje zgodności CE,
• urzędy certyfikujące oraz izby handlowe – ich obowiązkiem jest wystawienie dokumentów takich jak certyfikaty pochodzenia (EUR.1, świadectwa), A.TR oraz innych dokumentów ułatwiających handel międzynarodowy,
• instytucje należące do państwa, w tym GIS (Główny Inspektor Sanitarny), UDT (wystawia świadectwa techniczne) itd.

Jesteśmy kompleksowym partnerem w odprawie celnej. Nasze wsparcie celne nie ogranicza się wyłącznie do kompleksowego doradztwa, ale też do realizacji niektórych zadań w imieniu klienta. Agencja posiada doświadczenie oraz wiedzę, która ułatwia kontakt z takimi podmiotami jak urzędy celne, a także umożliwia pozyskiwanie specjalistycznych dokumentów

, jak chociażby certyfikaty eksportowe.

Rola systemów elektronicznych w odprawie celnej

Cyfryzacja w służbie cła – Nowoczesne systemy, szybsze odprawy

Nowoczesna odprawa celna nie mogłaby mieć miejsca, gdyby nie zaawansowane narzędzia cyfrowe ułatwiające ewidencję przesyłek oraz zbieranie dokumentów niezbędnych do jej przeprowadzenia. Poniżej systemy celne elektronieczne, które są kluczowe z perspektywy importerów oraz eksporterów.

• PUESC (Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych). PUESC – jak działa? To centralny portal, poprzez który odbywa się komunikacja z administracją celną. Umożliwia on kompleksowe składanie dokumentów zgłoszeniowych, uzyskiwanie pozwoleń i śledzenie statusu procedur transportowych.
• AIS/IMPORT, ECS/EXIT – to elektroniczne systemy przeznaczone dla zgłoszeń celnych importowych i eksportowych. Ich zadaniem jest automatyzacja procesu rejestracji towarów i weryfikacji danych dostępnych w systemach.
• NCTS (Nowy Skomputeryzowany System Tranzytowy) – jest to system stosowany głównie przy procedurach tranzytowych (T1, T2L), który umożliwia elektroniczne śledzenie przemieszczania towarów pod dozorem celnym.
• ICS (Import Control System) – zapewnia wstępną kontrolę bezpieczeństwa dla towarów wjeżdżających do UE, wymagając zgłoszenia danych jeszcze przed ich przybyciem.
• ZEFIR2/ZIS – systemy wykorzystywane w odprawach akcyzowych, pozwalające kontrolować obrót towarami podlegającymi akcyzie.

Aktywnie wykorzystujemy możliwości, jakie oferują nowoczesne platformy cyfrowe.  Stosujemy rozwiązania zintegrowane, dzięki którym możliwe jest szybkie zgłoszenie celne online, a także kompleksowa cyfryzacja odpraw celnych.

Weryfikacja dokumentów celnych – Co sprawdza urząd i jakie to ma znaczenie?

Obowiązkiem urzędu celnego jest dokładna weryfikacja dokumentów celnych oraz kontrola celna ładunków tranzytowych, importowych oraz eksportowych. Co sprawdza celnik?

• Kontrola od strony formalnej – na tej płaszczyźnie kontrola celna obejmuje poprawność zgłoszenia celnego, kompletność dokumentacji oraz zgodność z wymaganym formatem,

• Kontrola od strony merytorycznej – obejmuje m.in. zgodność opisu towaru z kodem, poprawność certyfikatów, a także rzeczywiste wartości przewożonych ładunków oraz pochodzenie towaru,
• Kontrola od strony fizycznej – polega na otwarciu i sprawdzeniu fizycznemu towaru. Poziom ten często nazywany jest kontrolą towarową.

Dbamy o to, aby dokumenty niezbędne do przewozu były starannie przygotowane i pozbawione błędów, które mogłyby utrudnić transport lub wydłużyć jego czas oraz wygenerować dodatkowe koszty.

Najczęstsze błędy w odprawie celnej i jak ich uniknąć

Jakie są najczęstsze błędy w odprawie celnej? Niedociągnięcia, które często wynikają z niewiedzy, pośpiechu lub braku doświadczenia, mogą doprowadzić do następujących problemów.

• wprowadzenie błędnego kodu CN, który może prowadzić do błędnego naliczania ceł i podatków oraz do cofnięcia zgłoszenia,
• złej klasyfikacji towaru lub podanie błędnej wartości celnej – może doprowadzić do zakwestionowania zgłoszenia celnego przez urząd,
• braku wymaganych certyfikatów lub pozwoleń, który może utrudnić odprawę,
• podaniu w dokumentacji nieaktualnych danych (np. wcześniejszych danych teleadresowych),
• błędów formalnych, takich jak brak pieczęci, podpisów, a nawet literówki, które mogą skutkować odrzuceniem dokumentów.

Popełnienie ww. błędów może sprowadzić firmę sankcje celne, w tym administracyjne kary za błędy celne oraz problemy z odprawą. Dużym utrudnieniem jest również konieczność sporządzenia korekty zgłoszenia celnego, która może znacznie wydłużyć czas dostawy ładunków.

Jak uniknąć błędów celnych? Warto skorzystać z naszej pomocy, dzięki której, zweryfikujemy dokumenty, w tym również pod kątem błędów merytorycznych i formalnych, tak aby obrót towarów miał miejsce zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Czas i etapy procesu odprawy celnej

Jakie są etapy odprawy celnej w ramach współpracy?

• Zgłoszenie celne – złożenie kompletnej dokumentacji w odpowiednim systemie (np. AIS, ECS).
• Akceptacja zgłoszenia – urząd analizuje dane i klasyfikuje zgłoszenie (np. do automatycznego zwolnienia lub dalszej weryfikacji).
• Ewentualna kontrola – urząd może zarządzić kontrolę dokumentów lub fizyczną kontrolę towaru na podstawie analizy ryzyka.
• Zwolnienie towaru – po pozytywnej weryfikacji towar zostaje dopuszczony do obrotu lub wywozu.

Na czas trwania odprawy mogą też wpłynąć takie czynniki, jak obciążenie pracą urzędu celnego, procedury wybrane dla danego przewozu, a także poprawność dokumentów celnych.

Dzięki współpracy z ASL harmonogram odprawy celnej przebiega płynnie i zgodnie z planem. Nasza agencja stale monitoruje statusy zgłoszeń celnych, zwiększając w ten sposób szybkość odprawy.

Odprawa celna z ASL – Twoja spokojna głowa w międzynarodowej logistyce

Zajmujemy się całością procesu, pozwalając klientowi skupić się na swojej podstawowej działalności. Świadczymy rzetelne wsparcie celne, gdyż to właśnie u nas pracują eksperci dla których optymalizacja odpraw nie ma żadnych tajemnic. Jeśli masz pytania lub jesteś zainteresowany bezstresową odprawą celną, to porozmawiaj z nami, a udzielimy Ci kompleksowego wsparcia.

Więcej szczegółów można znaleźć na stronie Krajowej Administracji Skarbowej